Políticas para el tratamiento de datos internos del personal

Introducción

La presente política se expide en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los cuales regulan el derecho fundamental al habeas data. Teniendo en cuenta que la expedición de esta normatividad regula los deberes que le asisten a los responsables del tratamiento de datos personales y dentro de los cuales se incluye el de adoptar una política de tratamiento de la información, se expide el presente documento con el fin de darlo a conocer a los colaboradores de quienes la empresa adquiere información.

Responsable de la información

• Nombre: Distribuciones Bella Luz  SAS.
• Nit: 860.600.038-4
• Dirección: Bogotá, D.C. – Colombia
• Teléfono PBX: (57-1) 260 1696
• Mail Contacto: gerencia@distribucionesbellaluz.com
• Fax: (57-1) 290 6474
• Página web: www.bellaluz.com.co

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DISTRIBUCIONES BELLA LUZ SAS., se compromete con sus colaboradores a, proteger sus datos contra el uso o acceso no autorizado o fraudulento, o cualquier modificación, divulgación, pérdida o destrucción no autorizada, de la información que la compañía posee.

Definiciones

Autorización

‍Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos

‍Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal

‍Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos Sensibles

‍Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de los partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos. No puede ser objeto de tratamiento excepto cuando el Titular haya dado su autorización a dicho tratamiento.

Encargado del tratamiento

‍Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Tratamiento

‍Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

Titular

‍Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento de la información

Los datos que se recolectan será́n tratados de manera leal, lícita con el fin de ser utilizados en actividades propias de la empresa, tales como:

• Registro, verificación y vinculación de los datos de los colaboradores de conformidad con el contrato laboral establecido, por lo cual es necesario la información personal básica, además de la bancaria para generar el respectivo pago salarial.
• Realizar las afiliaciones respectivas (E.P.S.) entidad promotora de salud, (A.R.L.) aseguradora de riesgos laborales, (A.F.P.) administradora de fondos de pensiones y caja de compensación familiar, de acuerdo con lo establecido por la ley.
• Registro y verificación de incapacidades y acceso a los datos del estado de salud del titular con el único propósito de velar por los derechos que puedan aplicar según el caso, o cuando se relacione con el diagnostico medico de enfermedades laborales o accidentes de trabajo por lo que se solicitara dicha información a las entidades correspondientes.
• Realizar la tabulación y análisis de los datos de los titulares para determinar el tipo de población en términos del perfil sociodemográfico solicitado por el Decreto 1072 de 2015.
• Acceso a la información médica de los titulares de la información generada por la realización de los exámenes médicos de ingreso, periódico y de retiro, en cumplimiento del programa de medicina preventiva y del trabajo, con el objetivo de la promoción y control de la salud de los trabajadores y mitigar los factores de riesgo.
• Acceso, verificación, registro y uso directo de los datos recolectados como videos, fotografías y huellas digitales con el fin de emplearlos en las diferentes actividades de la organización como: aniversarios, cumpleaños, empleado del trimestre, celebraciones, salidas, actividades de bienestar, entre otras, además de los registro de la misma índole tomados por motivos de seguridad.
• Realizar la búsqueda y consulta de los datos del titular en bases de datos externas según el requerimiento interno. 

Estas actividades se podrán realizar a través de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto, diligenciamiento de los formatos internos establecidos a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por conocer. 

Derechos del titular de la información

El titular de la información tendrá derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptué como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
3. Ser informado, previa solicitud, del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Supresión de datos

El Titular de la información o sus causahabientes o representantes, previa acreditación de su identidad, tienen derecho en todo momento, a solicitar la supresión de sus datos personales cuando:

• Considere  que  los  mismos  no  están  siendo  tratados  conforme  a  los  principios,  deberes  y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
• No  exista  una  relación  contractual  con Distribuciones Bella Luz S.A.S. o  hayan  dejado  de  ser  necesarios  o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

Dicha solicitud se debe realizar mediante el diligenciamiento de los formatos establecidos para tal fin, o en su defecto por motivos de retiro de la compañía, a través del correo electrónico gerencia@distribucionesbellaluz.com, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Revocatoria de la autorización

• Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual o deje de existir el motivo que origino la recolección del dato.
• El titular de la información podrá solicitar una revocación total o parcial de los fines para los cuales fue conferida, evento en el cual, en la solicitud deberá indicar a cuál de estas corresponde y de ser parcial deberá indicar para cuales de los fines desea revocar la autorización.
• Se presentará casos en los que el consentimiento, por su carácter de necesario en la relación entre el titular y la empresa, para efectos del cumplimiento de un contrato vigente o por disposición legal no podrá ser revocado.

Procedimiento para las Peticiones, Quejas y Reclamos

El reclamo lo podrá presentar el Titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en el formato que al efecto propone el Responsable. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, se requerirá al interesado dentro de los cinco días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el reclamante presente la información solicitada, se entenderá́ como desistida la solicitud.

Responsable de PQRs

Cualquier peticióń, queja o reclamo podrá ser dirigido ante la oficina de Gerencia.

El término máximo para atender el reclamo será́ de quince días hábiles contados a partir del primer día hábil siguiente a la fecha de recibo. En caso de que sea imposible atenderlo en ese término, se solicitará uno adicional, que no podrá́ exceder de ocho días adicionales.

Vigencia de la política de tratamiento de la información

La presente Política de tratamiento de datos entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación. 

Cualquier cambio sustancial realizado a la presente politica de tratamiento, en los terminos establecidos en el Art. 5 del Decreto 1377 de 2013 sera comunicado a los titulares relacionados, por los medios disponibles antes de su implementacion.

Atentamente,